Планируете учиться на делопроизводителя? Мы расскажем, как это сделать, а также ответим на основные вопросы о работе специалиста. Узнайте больше об этой востребованной профессии: обучение на делопроизводителя, служебные обязанности, возможности трудоустройства, плюсы и минусы.
Делопроизводитель занимается документированием деятельности организации. Налаженная система документооборота необходима компании для:
- своевременного и корректного оформления отношений с партнёрами и клиентами;
- ведения кадровой политики, определения должностных обязанностей, реализации целей и задач управления персоналом;
- защиты интересов компании в спорных ситуациях в досудебном и судебном порядке.
При наличии компетентных сотрудников сформировать чёткую систему делопроизводства несложно. В результате:
- Повысится исполнительская дисциплина в коллективе, не будет возникать споров по поводу полномочий и ответственности.
- Легче будет корректно отвечать на возможные жалобы и претензии со стороны как работников, так и внешних организаций.
- Руководитель сможет эффективнее управлять коллективом, перераспределяя полномочия и сферы компетенции.
Обязанности делопроизводителя
Типовая должностная инструкция делопроизводителя подробно регламентирует сферу его основных занятий. В списке обязанностей:
- Приём и регистрация в специальном журнале входящих документов.
- В соответствии с резолюцией руководителя передача документов нижестоящим отделам и структурным подразделениям.
- Контроль за исполнением предписаний руководителя. Отправление документа, подтверждающего исполнение, адресату.
- Выдача справок на основании информации в хранящихся документах.
- Систематизация документов текущего архива.
- Подготовка к передаче и передача по акту дел, выведенных из текущего документооборота, в архив организации.
- Приём, регистрация и передача на подпись руководителю заявлений, служебных записок и другой документации, проверка правильности её составления.
- Обеспечение сохранности входящей документации.
- Выполнение отдельных поручений руководителя, участие в комиссии по уничтожению по акту документов, утративших актуальность и не подлежащих обязательному хранению.
Плюсы и минусы профессии делопроизводителя
Одно из основных преимуществ профессии — востребованность. Делопроизводители нужны почти всем компаниям, поэтому специалистам этого профиля не приходится долго искать работу.
У делопроизводителей спокойный характер работы. Плюс это или минус — решать вам. С одной стороны, это сравнительно низкий уровень стресса, нет необходимости постоянно встречаться и вести переговоры с людьми, работа не связана с частыми поездками. С другой стороны, людям, привыкшим к активному образу жизни, такая работа может показаться монотонной и даже скучной.
Всё зависит от психологических качеств: если вам нравится работать с бумагами, вы аккуратны, педантичны, ответственны, требовательны к подчинённым и коллегам, эта работа вам подходит.
Где учат делопроизводству?
Как стать делопроизводителем? В первую очередь — получить соответствующее образование. Учиться можно в высших учебных заведениях по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», в колледжах и техникумах по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», на курсах профессиональной переподготовки.
Рассмотрим подробнее, где можно получить образование по делопроизводству и сколько времени нужно учиться.
Получив в вузе за 4 года квалификацию бакалавра, выпускник может претендовать на любую должность, связанную с ведением документооборота. Обучение на магистратуре (еще два года) повысит шансы на трудоустройство. Для поступления на делопроизводителя в вуз нужно сдать ЕГЭ.
Обучение в техникуме или колледже длится меньше – в среднем 2 года 10 месяцев на базе 11 класса и 3 года 10 месяцев на базе 9 класса. Учитывайте, что квалификация специалиста среднего звена позволяет занимать лишь определённые, ниже оплачиваемые должности в системе делопроизводства. Если вы планируете со временем занять руководящую должность, вам понадобится высшее образование.
Если вы уже окончили вуз или колледж по другой специальности и хотите сменить профессию, хороший вариант для вас — получение образования делопроизводителя на курсах профессиональной переподготовки. Этот вариант подходит и тем, кто хочет расширить сферу деятельности и заниматься делопроизводством наряду с основной работой — например, кадровика, секретаря, архивиста и т. п. Пройти курсы профпереподготовки можно онлайн за 3–4 месяца без отрыва от производства — вам даже не придется брать отпуск.
Рекомендуемые программы АНО ДПО «ВГАППССС»:
Где может работать делопроизводитель?
Специалист с квалификацией делопроизводителя может найти работу в офисе, управленческих структурах любых организаций. Основные структурные отделы, где он может работать — это канцелярия, кадровые и архивные службы, секретариаты и т. п.
Также делопроизводитель может выполнять работу офис-менеджера, помощника руководителя и пр., в том числе по совместительству.
Сколько зарабатывает делопроизводитель?
В среднем делопроизводители получают 20-60 тысяч рублей в месяц. Зарплата зависит от опыта работы, конкретной должности, уровня и сферы деятельности компании, региона. В Москве и Санкт-Петербурге специалисты без опыта зарабатывают в среднем от 35 до 65 тысяч рублей. Когда повышается стаж, зарплата растет.
* Заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий
